چگونه یک پروژه را مدیریت کنیم؟ راهنمای قدم به قدم مدیریت پروژه
پروژه، یعنی مجموعه کارهایی که برای رسیدن به یک هدف مشخص انجام می‌شوند. مثلا، همه این کارها یک پروژه هستند:
- برگزاری یک سمینار
- برگزاری یک جلسه
- انجام یک کمپین تبلیغاتی
- راه اندازی یک بخش جدید در شرکت و…
هر پروژه‌ای، چالش‌های مخصوص به خودش را دارد، به همین دلیل، همه افراد در مسیر انجام یک پروژه، با چالش‌های زیادی مواجه می‌شوند؛ اما مهم، روش مدیریت و حل آنها است.
ما در این مطلب شما را با مراحل انجام یک پروژه و مدیریت درست پروژه آشنا می‌کنیم.
۵ مرحله انجام یک پروژه
هر پروژه، از زمان شروع تا پایان به ۵ مرحله کلی تقسیم می‌شود:
- شروع پروژه
- برنامه‌ریزی پروژه
- اجرای پروژه
- کنترل پروژه
- تمام شدن پروژه
شروع پروژه
در مرحله شروع پروژه:
- مدیر پروژه هدف اصلی را مشخص میکند و بعد با یک نگاه کلی به هدف و شرایط موجود، روش‌های چگونگی انجام شدن پروژه، با امکانات موجود را ارزیابی میکند.
برنامه ریزی پروژه
این مرحله یکی از مراحلی است که می‌تواند موفقیت یا شکست یک پروژه را مشخص کند. برای انجام این مرحله لازم است که اول اهداف پروژه را تنظیم کنید.
برای برنامه‌ریزی پروژه می‌توانید از مراحل زیر استفاده کنید:
- هدف دقیق پروژه را با جواب دادن به سوال‌های چه کسی؟ چگونه؟ کجا؟ چرا؟ کِی؟ کدام؟ مشخص کنید. هدف را SMART کنید.
مثال یک هدف پروژه نادرست:
- افزایش درآمد شرکت
مثال یک هدف پروژه درست:
- افزایش ۱۲٪ فروش در سه ماه اول سال
- معیارهای خود را برای اندازه‌گیری میزان موفقیت پروژه مشخص کنید.( KPI تعیین کنید)
- روش رسیدن به هدف را، بر اساس شرایط و امکانات موجود، تعیین کنید
اجرای پروژه
به این مرحله «بدنه اصلی پروژه» می‌گوییم، چون بیشتر کارها در این مرحله انجام می‌شود. در اجرای پروژه موارد زیر انجام می‌شود:
- اختصاص منابع مالی و انسانی به پروژه
- هدایت و اجرای کارها براساس برنامه مشخص شده توسط مدیر پروژه
- کنترل عملکرد تیم
- گرفتن گزارش کار منظم، از اعضای تیم
- به روزرسانی برنامه‌های پروژه، در صورت نیاز
کنترل پروژه
این مرحله بیشتر اوقات همزمان با مرحله «اجرای پروژه» انجام می‌شود. کنترل پروژه مرحله‌ای است که در آن مدیر پروژه با توجه به شاخص‌های کلیدی عملکرد، فعالیت اعضای خود را بررسی میکند تا مطمئن شود که کارها در مسیر برنامه ریزی شده انجام می‌شوند.
چند نمونه از شاخص‌های عملکرد پروژه:
- اهداف پروژه: آیا پروژه در راستای زمان و بودجه بندی مشخص شده پیش می‌رود؟
- کارهای انجام شده: آیا کارهایی که باید انجام می‌شدند، به پایان رسیده‌اند؟
- پیگیری هزینه‌ها: آیا اعضای تیم، منابع مالی را در راستای برنامه ریزی‌ها هزینه کرده‌اند؟
- بررسی چالش‌ها: آیا چالش پیش‌بینی نشده‌ای در طول پروژه اتفاق افتاده است؟
تمام شدن پروژه
در این مرحله یا پروژه به هدف خود می‌رسد و یا زمان انجام پروژه تمام می‌شود. به همین دلیل، مدیر پروژه جلسه‌ای برای بررسی میزان موفقیت یا شکست پروژه برگزار میکند.
در نهایت هم تیم مدیریت پروژه، اسناد و مدارک مربوط به پروژه را جمع‌آوری و ذخیره میکند.
انواع پروژه چیست
محققی به نام ادی اوبنگ، برای درک ساده‌تر یک پروژه، پروژه‌ها را به ۴ نوع مختلف تقسیم‌بندی میکند:
- راه رفتن در مه
- ساختن یک فیلم
- در جست و جو
- رنگ آمیزی با اعداد
شناخت ۴ نوع پروژه می تواند به شما کمک کند تا مشکلات را پیش‌بینی کنید و اقدامات لازم را برای جلوگیری از آنها را انجام دهید.
| شیوه را می‌دانید | شیوه را نمی‌دانید | |
| هدف را می‌دانید | رنگ آمیزی با اعداد | در جست و جو |
| هدف را نمی‌دانید | ساختن یک فیلم | راه رفتن در مه |
راه رفتن در مه
سازمان‌ها و افراد همیشه تلاش می‌کنند تا کاری را انجام دهند که قبلا انجام نشده یا پروژه خود را طوری پیش ببرند که قبلا کسی پیش نبرده است، برای همین تعداد این پروژه ها زیاد است.
در این نوع پروژه، تیم با پرسش‌های «چه چیزی؟ و چطور؟» رو به رو می‌شوند.
پس اگر قصد انجام کاری را دارید اما نمی‌دانید هدفتان چیست و یا این که چطور قرار است انجامش دهید، احتمالا پروژه شما در دسته پروژه‌های «راه رفتن در مه» قرار می گیرد. مثلا، بعد از تغییر ناگهانی یک قانون، قرار است برنامه ریزی دوباره مالی داشته باشید.
برای انجام این نوع پروژه‌ها لازم است که کنترل و پیگیری زیاد، ارتباطات تیمی قوی و خلاقیت و نوآوری داشته باشید.
ساختن یک فیلم
در این نوع پروژه، شما روش کلی انجام پروژه را می‌دانید اما نمی‌دانید که دقیقا چه کارهایی را باید در این مسیر انجام دهید.
در مراحل اولیه این نوع پروژه‌ها، شما باید به جای چطور انجام شدن کارها، اول روی این که «چه چیزهایی لازم است» انجام شود تمرکز کنید.
در جست و جو
در این دسته از پروژه‌ها، شما می‌دانید که چه کارهایی باید انجام شوند ولی روش انجام آنها را نمی‌دانید.
در انجام این پروژه‌ها، شما بدون شک به چالش کشیده می‌شوید. مثلا پروژه‌های حوزه فناوری اطلاعات از این نوع هستند و معمولا کارهایشان با هزینه و تاخیر بیشتری انجام می‌شود و دیرتر به نتایج دلخواه می‌رسند.
مدیریت این نوع پروژه‌ها نیاز به:
- بررسی دقیق زمان
- کنترل هزینه‌ها
- آزادی عمل بیشتر برای محدود نشدن خلاقیت دارد.
تیمی که برای این نوع از پروژه‌ها تشکیل می‌دهید، باید شامل افراد با تجربه و قوی باشد تا پروژه بهتر به هدف خود برسد.
رنگ آمیزی با اعداد
این دسته از پروژه‌ها، پروژه‌هایی هستند که قبلا شروع شده‌اند اما منابع مالی و زمان زیادی را هدر داده‌اند و نیاز به تغییر و تحول در ساختار خود دارند.
در این پروژه‌ها شما دقیقا می‌دانید که چه چیزی می‌خواهید و قرار است برای رسیدن به آن چه کاری انجام دهید اما روش انجام کارها و هزینه‌ها مطابق با برنامه ریزی پیش نرفته است.
این دسته از پروژه‌ها نیاز به دقت و سرعت عمل بالایی دارد تا با استفاده از تجربیات تیم گذشته، همان اشتباهات تکرار نشود و بتوانید سریع و دقیق «استراتژی پروژه» را تغییر دهید.
۶ نکته مهم برای مدیریت بهتر یک پروژه
همان‌طور که گفتیم، پروژه‌ها انواع مختلفی دارند و به همین دلیل، روش مدیریت همه‌ی آنها یکسان نیست. ما در این مطلب سعی کردیم تا ۶ نکته کلی برای مدیریت بهتر پروژه‌ها را با شما به اشتراک بگذاریم که روی انواع آنها قابل اجرا است.
۱. یک لیست انجام کار بسازید
قبل از شروع هر پروژه، شما باید بدانید که چه چیزی می‌خواهید (پروژه در نهایت باید به چه هدفی برسد) اما احتمالا مسیر رسیدن به این هدف برایتان واضح نیست.
با ساختن لیست کار می‌توانید:
- مسیر پیشبرد پروژه خود را مشخص کنید
- پروژه را به قسمت‌های کوچک تقسیم کنید
- مراحل را به ترتیب، مرتب کنید
چطور لیست انجام کار برای پروژه بسازیم؟
اول، هرکاری که باید انجام شود را بدون ترتیب خاصی روی یک کاغذ بنویسید. در مرحله بعدی، کارها را به ترتیب اولویت شماره‌گذاری کنید.
می‌توانید از ۲ راهکار زیر برای تکمیل کردن لیست خود استفاده کنید:
جلسه گذاشتن با تیم: زمانی که پیش‌نویس لیست اولیه کارها را آماده کردید، تیم خود را جمع کنید و آنها را در جریان کارهایی که باید انجام شوند، قرار دهید. این کار از چند جهت به شما کمک میکند:
- اول این که احتمالا تیم شما بعد از مطالعه لیست کارها، نکاتی را به آن اضافه می‌کنند که به ذهن خودتان نرسیده است یا برای انجام بعضی کارها، مسیر ساده‌تری پیشنهاد می‌دهند.
- دوم اینکه، این کار کمک میکند تا تیم شما با ایده اصلی و چیزی که از پروژه می‌خواهید، دقیق آشنا شود.
طراحی نقشه ذهنی پروژه: بعد از درست کردن لیست اولیه کارها:
- آن را روی یک کاغذ یا تخته وایت‌برد بنویسید و جزئیات پروژه را به آن اضافه کنید.
- با اضافه شدن جزئیات به پروژه، مراحل فرعی را پیدا کنید.
- این کار به شما کمک میکند تا هرکار را در جا و زمان درست خود انجام دهید.
زمان هرکار را تخمین بزنید
برآورد زمان انجام هرکار به شما کمک میکند که راحت‌تر برای پروژه خود برنامه‌ریزی کنید و تصویر روشن‌تری از مسیر داشته باشید. برای اینکه بتوانید زمان هر کار را تقریبا درست در نظر بگیرید، می‌توانید از یکی از راه‌های زیر استفاده کنید:
- از یک کارشناس بپرسید: شما لیست کارها را دارید، در این مرحله کافی است که با کارشناس مسئول هر کار تماس بگیرید و از او بخواهید زمان حدودی انجام کارش را به شما اعلام کند. این کار به شما کمک میکند تا در نهایت به زمان حدودی پایان پروژه خود برسید.
- زمان بندی کنید: معمولا کارهایی که نیاز به خلاقیت دارند، مثل نوشتن، طراحی و… به اندازه‌ای طول می‌کشند که شما به آنها زمان می‌دهید. مشخص کردن یک بازه زمانی دقیق می‌تواند برای این دسته از کارها، مفید باشد.
- زمان بندی را کنار بگذارید: گاهی اوقات شما، به عنوان مدیر یک پروژه، می‌دانید که شرایط پیش رو بحرانی است یا به هرصورت نمی‌توانید زمان مشخصی برای پیشرفت پروژه خود در نظر بگیرید. این مسئله در استارت آپ‌ها بیشتر دیده می‌شود.
بهترین کار در این حالت این است که تیم خود را جمع کنید و با آنها صادقانه در مورد نامشخص بودن زمان پایان پروژه صحبت کنید.
تقسیم کار کنید
حالا که لیست دقیقی از کارها، جزئیات و زمان انجام‌شان دارید، وقت آن است که کارها را بین اعضای تیم‌تان تقسیم کنید. برای این کار باید:
- توانایی‌های هرکدام را بشناسید
- وظایف را مناسب با توانایی‌ها و زمانی که می‌توانند به پروژه شما اختصاص دهند، بین آنها تقسیم کنید.
میزان ریسک را ارزیابی کنید
هرچه بهتر بتوانید احتمالات و خطرات را ارزیابی کنید، راحت‌تر می‌توانید پروژه را به پایان برسانید.
برای این کار به لیست کارها و وظایف هرکدام از اعضای تیم برگردید. سعی کنید تصور کنید که چه اتفاقات پیش‌بینی نشده‌ای ممکن است در کار شما پیش بیاید. از خودتان بپرسید:
- بدترین اتفاقی که می‌تواند برای پروژه پیش بیاید چیست؟
- اگر کاری در زمان مشخص خودش پیش نرود چه کار باید انجام دهید؟
- اگر یکی از اعضای تیم‌تان را از دست دادید، چه کاری برای وظایف او می‌کنید؟
- اگر منابع مالی‌تان با مشکل رو به رو شود، چه جایگزینی برای آن دارید؟ و…
سوال و جواب این لیست را به خوبی و کامل در نظر بگیرید. چون در این صورت، بهتر می‌توانید برای اتفاقات پیش بینی نشده راهکار پیدا کنید. این راهکارها در نهایت باعث می‌شوند تا در صورت بروز مشکل، پروژه شما با کمترین آسیب، پیش برود.
مداوم کارها را بررسی کنید تا در جریان همه چیز باشید
شما فقط می‌توانید مسیر پروژه و خطرات احتمالی را در نظر بگیرید اما باز هم ممکن است با مشکلاتی رو به رو شوید که احتمالا آنها را در نظر نگرفته‌اید. بنابراین لازم است که در طول پروژه، مداوم به روش پیشرفت کارها و عملکرد اعضای تیم خود نظارت داشته باشید.
اگر در انجام کارها با مشکلی رو به رو شدید:
- خونسردی خود را حفظ کنید
- از اعضای تیم‌تان بخواهید با به روز کردن اطلاعات خود به حل مشکل کمک کنند
- اگر پروژه در زمان مشخص شده به پایان نمی‌رسد، مشتری/ شرکت خود را از تاخیر پیش آمده باخبر کنید.
بررسی پایانی را انجام دهید
برای ارزیابی کیفی پروژه و مدیریت بهتر پروژه های بعدی، بعد از تمام شدن کار، یک جدول با سه ستون درست کنید:
- خوب
- بد
- جای کار بیشتر
زیر هر ستون بنویسید که:
- چه کاری در طول پروژه خوب پیش رفت
- چه کاری درست انجام نشد
- چه مرحله‌ای می‌توانست بهتر انجام شود: فکر کنید که اگر با دانش الان، به شروع پروژه برگردید، چطور می‌توانید آن را بهتر کنید.
این کار شاید زمان‌گیر و حتی خسته کننده باشد اما نوعی از مدیریت دانش محسوب می‌شود و در آینده حتما به مدیریت بهتر پروژه‌های مشابه کمک میکند.
آیا شما تا به حال تجربه مدیریت یک پروژه را داشته‌اید؟ چه راهکارهای کاربردی دیگری برای مدیریت یک پروژه پیشنهاد می‌کنید؟ تجربیات خود را با ما در کامنت‌ها مطرح کنید.
