شاخص کلیدی عملکرد یا KPI چیست؟ چگونه با ارزیابی عملکرد افراد بهره‌وری را زیاد کنیم؟

اگر جزو افرادی هستید که برای رسیدن به هدف‌هایتان برنامه‌ریزی می‌کنید و یا به تازگی برای خودتان کسب و کاری را شروع کرده‌‌اید، بهتر است با KPI آشنا شوید. KPI به شما کمک می‌کند تا دقیق بفهمید که کجای راه قرار دارید و تا رسیدن به هدفتان چقدر کار دارید!

با KPI می‌توانید عملکرد خودتان و تیمتان را اندازه گیری کنید و نقاط ضعف و قوت خود را بهتر بشناسید. پس اگر می‌خواهید بهره‌وریتان را بالا ببرید، خواندن این مطلب را ازدست ندهید.

KPI چیست؟

شاخص کلیدی عملکرد یا KPI (Key Performance Indicator)، یک معیار قابل اندازه‌گیری است که نشان می‌دهد یک فرد یا سازمان چقدر در رسیدن به اهدافش کارآمد و درست عمل می‌کند. به خاطر همین، شرکت‌ها برای سنجیدن میزان موفقیتشان در رسیدن به اهداف کسب و کار، از شاخص‌های کلیدی عملکرد در سطوح مختلفی استفاده می‌‌کنند.

معمولا شاخص‌های سطح بالا روی عملکرد کلی سازمان تمرکز دارند و شاخص‌های سطح پایین روی بخش‌های جزئی‌تر سازمان، مانند واحد فروش، پشتیبانی، بازاریابی، روابط‌عمومی، نیروی انسانی و.. متمرکز هستند. حتی برای تک تک افراد هم می‌شود KPIدر نظر گرفت.

 انتخاب KPI مناسب برای سازمان یا هر واحد، به شناخت دقیق اهداف سازمان یا واحدها بستگی دارد. مثلا KPI مهم واحد فروش، «تعداد فروش» و KPI مهم واحد پشتیبانی، «میزان رضایت مشتری از پاسخگویی» است.

انواع KPI

شناخت انواع مختلف KPI به شما کمک می‌کند تا با استفاده از شاخص عملکرد مناسب، وضعیت خود یا کسب‌وکارتان در گذشته، حال و آینده را با نگاه دقیق‌تری بررسی کنید و به شناخت عمیق‌تر  از وضعیت کسب‌وکارتان برسید. شاخص‌های کمی، کیفی، فرآیندی، خروجی، مالی، پیشرو، تاخیردار ، ورودی، عملی،جهت‌دار، قابل اجرا و… تعدادی از انواع شاخص‌های حوزه کسب و کار هستند که در این بخش به معرفی پرکاربردترین آن‌ها می‌پردازیم:

• شاخص‌های کمی: به‌طور خلاصه فقط با یک عدد اندازه‌گیری می‌شوند و روی سوال «چه مقدار» تمرکز دارند.
• میزان زمان وهزینه‌ای که برای یک رویداد در نظر گرفته می‌شود یا تعداد کاربران یک سایت مثال‌هایی از شاخص‌های کمی هستند.
• شاخص‌های کیفی: به اعداد کاری ندارند و با ایده‌ها، ویژگی‌ها و توضیحات سروکار دارند. شاخص‌های کیفی روی «چراها» تمرکز دارند.
• نظرسنجی میزان رضایت کارمندان نمونه‌ای از شاخص‌های کیفی هستند.
• شاخص‌های فرآیندی: به طور خاص برای سنجش کارایی یک فرآیند و عملی شدن تغییرات مفید استفاده می‌شوند.
• مثلا در تیم‌های پشتیبانی تعداد تیکت‌های حل شده و میانگین زمان برطرف شدن مشکل کاربران یک سایت یا اپلیکیشن، شاخص‌های فرآیندی هستند که روند کاری تیم پشتیبانی را مشخص می‌کنند.
• شاخص‌های خروجی: به عنوان یکی از پراستفاده‌ترین انواع KPI ، میزان موفقیت یا شکست یک فرآیند یا فعالیت تجاری را اندازه‌گیری می‌کنند.
• درآمد، سود یا مشتریان جدیدی که یک سازمان کسب کرده، همگی مثال‌هایی از KPIهای خروجی هستند.
• شاخص‌های مالی: شاخص‌های مالی میزان ثبات، رشد و دوام اقتصادی را اندازه‌گیری می‌‌کند.
• حاشیه سود ناخالص، سود خالص، سنوات حساب‌های دریافتی و نسبت دارایی‌ها است. نمونه‌ای از معمول‌ترین KPIهای مالی هستند.

چگونه یک KPI بنویسیم؟

برای نوشتن KPI در نظر داشته باشید که KPI باید با هدف کسب‌وکار شما همراستا باشد. مراحل زیر را دنبال کنید:

• یک هدف مشخص برای KPI خود در نظر بگیرید
• KPI را با افراد تیم یا سهامداران دیگر درمیان بگذارید
• از عملیاتی بودن KPI مطمئن شوید
• بررسی کنید که KPI قابل دستیابی باشد
• KPI را در بازه‌های هفتگی یا ماهانه بررسی کنید
• KPI  خود را متناسب با تغییرات مورد نیاز کسب‌وکار توسعه دهید و اگر لازم بود اهداف را به‌روز کنید

یک مثال ساده برای تعریف KPI

در اولین مرحله، اهداف مهم برای پیشرفت کسب و کارتان را تعریف کنید. فرض کنید هدف شما، افزایش درآمد از فروش در سال جاری است (Sales Growth).

1-نتیجه دلخواه شما چیست؟

• درآمد به دست آمده از فروش، تا آخر سال۱۴۰۰، ۲۰ درصد افزایش داشته باشد.

2-چه کسی مسئول نتیجه کار است؟

• سرپرست واحد فروش و تیمش مسئول نتیجه این کار هستند.

3-چگونه می‌خواهید روند اجرایی را ارزیابی کنید؟

• درآمد بر اساس میزان هزینه در نظر گرفته می­شود. اینکه در ازای چه میزان هزینه چه مقدار درآمد وجود داشته‌ و بعد اندازه پیشرفت و سود در روند اجرایی ارزیابی می­شود.

4-هر چند وقت یک‌بار میزان پیشرفت روند اجرایی را بررسی می‌کنید؟

• فرآیند به‌صورت ماهانه مورد بررسی قرار خواهد گرفت.

در نهایت چیزی که KPI را مهم و باکیفیت می‌کند، پایش دوره‌ای است. البته KPIها فقط مخصوص کسب‌وکار‌ها نیستند و برای ریزترین تا کلی‌ترین اهداف شخصی هم می‌توان از آن‌ها استفاده کرد.

 شما تا برای رسیدن به اهداف شخصی یا اهداف کسب‌وکار خود از KPI استفاده کرده‌اید؟ چه راهکارهای دیگری برای بررسی روند رسیدن به اهداف می‌شناسید؟