جانشین پروری چیست و چرا باید در کسب و کارمان از آن استفاده کنیم؟

اگر در جایی مشغول به کار هستید یا خودتان استارتاپی را اداره می‌کنید، احتمالا در تیمتان افراد کلیدی و مهمی را دارید که حتی روزهای مرخصی آن‌ها برای شما و دیگر اعضای تیم نگران کننده است. اصلا شاید خود شما یکی از همان‌ افرادی باشید که همیشه با تماس‌های گاه و بیگاه از طرف همکارانتان روبرو هستید و جایگزین مناسبی برای شما وجود ندارد.

اگر با چنین چالش‌هایی مواجه هستید یعنی در سازمان شما جانشین‌پروری به درستی انجام نشده است. ما در این مطلب اصول درست «جانشین پروری» را به عنوان یکی از مهم‌ترین راهکارهای سازمانی  که هم برای صاحبان کار و هم کارمندان، کاربردی است بیان می­کنیم.

جانشین پروری چیست؟

افراد شاغل در یک کسب و کار ممکن است به هر دلیلی تصمیم بگیرند که شغل خود را عوض کنند. در این مواقع شرکت‌ها باید جایگزین مناسبی را برای فرد مورد نظر داشته باشند تا وظایف شرکت به درستی پیش برود و کار دیگر بخش‌های سازمان به مشکل برنخورد.

در حقیقت سازمان‌ها همیشه نمی‌توانند زمان و شرایط را کنترل کنند در نتیجه از قبل باید برای افراد مهم و کلیدی سازمان جایگزین‌ مناسب در نظر بگیرند. اینجاست که مفهومی کاربردی به نام «جانشین‌پروری» به کمک سازمان‌ها و کسب و کارها می‌آید.

در اصل شما با جانشین‌پروری، روی راه حل‌های منطقی و کاربردی سرمایه‌گذاری می‌کنید که در صورت به وجود آمدن مشکلی ناگهانی، بتوانید با سرعت و به درستی وارد عمل ‌شوید؛ اما جانشین پروری اصولی و موفق نیاز به برنامه ریزی هدفمند و طولانی مدت دارد که ما در این بخش از آن صحبت خواهیم کرد.

جانشین پروری چطور به پیشرفت کارکنان کمک می‌کند ؟

ممکن است از خودتان بپرسید که اگر فوت و فن‌های کارم را به جانشینم یاد بدهم، آن وقت ممکن است خودم را به راحتی از سازمان کنار بگذارند. اما در اصل این طور نیست و شما با این کار  هم به خودتان و هم به سازمان کمک می‌کنید.

از داشتن جانشین نگران نباشید چون:

 جانشین‌پروری می‌تواند از این راه‌ها بر حرکت شغلی شما تأثیر مثبت بگذارد:

• اگر برای کارهای شما جانشین مناسبی وجود داشته باشد شما می‌توانید حداقل از زمان‌های مرخصی خود به شکل درست و بهینه استفاده کنید. چون افرادی که دائما و شبانه‌روزی درگیر کارشان هستند ، احتمالا دچار فرسودگی شغلی می‌شوند.
• اگر مدیران شرکت شما متوجه شوند که شما یک جانشین آموزش دیده و واجد شرایط برای موقعیت فعلی خود دارید، تشویق می‌شوند که با سرعت بیشتری شما را به سمت موقعیت بالاتر که احتمالا منتظر آن هستید، پیش ببرند و انتقال شما به سِمَت جدید به سادگی انجام می‌شود.

چرا جانشین پروری برای سازمان­ها مهم است؟

• برنامه‌ریزی درست برای جانشین‌پروری این امنیت را به سازمان می‌دهد که اتفاقاتی مثل استعفای ناگهانی یا مشکلات دیگر نتواند اشکالی در کار سازمان ایجاد کند.
• شناسایی به موقع جانشینان بالقوه و آموزش آن‌ها مقرون به صرفه‌تر از استخدام کارمندان جدید است.
• جانشین پروری به افراد در سازمان احساس دلبستگی می‌دهد و باعث می‌شود آن‌ها برای مسئولیت‌ها و موفقیت‌های بیشتری تلاش کنند.
• هنگامی ‌که جانشین پروری را اصول کارتان قرار می‌دهید در اصل در حال آماده کردن نسل بعدی بیزینس خود هستید و این یعنی کسب و کار شما در حال رشد و ادامه مسیر است.
• یک طرح جانشینی می‌تواند به شما کمک کند تا چشم انداز، ماموریت و اهداف کلی کسب و کار خود را مرور کنید و با چالش‌ها، نقاط قوت و ضعف سیستمتان بهتر آشنا شوید.

۵مرحله ساده وکاربردی برای جانشین پروری در سازمان

۱- در اولین مرحله در انتخاب نفرات تیم دقت کنید و برای کسب و کارتان یک تیم قوی بسازید. یک تیم فوتبال را در نظر بگیرید که اگر برای هرکدام از افراد مشکلی پیش آمد در نیمکت ذخیره شخصی برای جایگزینی وجود دارد. افراد تیمتان را متوجه حساسیت موضوع کنید و از آن‌ها بخواهید در کارها با یکدیگر مشارکت کنند تا در زمان بحران مشکلی مشتریان و سازمان را تهدید نکند.

۲- موقعیت های کلیدی کسب و کارتان را شناسایی کنید. در حالی که همه سِمت‌ها در تیم‌ مهم هستند اما نقش‌های خاصی در سازمان، تأثیر قابل توجهی بر بیزینس شما دارند. پیدا کردن جایگزین مناسب برای موقعیت های کلیدی، باید اولویت شما در این برنامه ریزی باشد.

۳- مهارت‌های کارمندان فعلی خودتان را به درستی ارزیابی کنید و مهارت‌های مهم برای هر موقعیت را مشخص کنید. به یاد داشته باشید این یک طرح جانشینی است و اگر کسی تمام مهارت‌های لازم را نداشته باشد، می‌تواند به مرور زمان هر چیزی که برای این موقعیت لازم است را یاد بگیرد.

۴-حواستانبه پست‌های کلیدی در تیمتان که برای آنها جایگزینی پیدا نمی‌کنید باشد، این یعنی باید هر چه زودتر با برنامه‌هایی مثل آموزش به کارمندان فعلی و یا استخدام نفر جدید مشکل را حل کنید.

۵-فرصت‌های ویژه‌ای را برای توسعه مهارت‌های رهبری همه کارمندان فراهم کنید. چون جانشین شما لزوما در بین سرپرستان یا مدیران نیست! برای مثال ممکن است یک کارمند در واحد حسابداری، توانایی‌های فردی و رهبری بالایی داشته باشد که توجه به آن‌ها باعث شکوفایی او و کمک به سازمان خودتان باشد.

یک جانشین مناسب باید چه خصوصیاتی داشته باشد؟

اول از همه باید بدانید، مدیران و کارمندان خوب ناگهانی پیدا نمی‌شوند بلکه آن‌ها به مرور زمان و با کسب تجربه برای پذیرفتن مسئولیت‌ها و وظایف بزرگ آماده می‌شوند.

افرادی با خصوصیات زیر گزینه‌های مناسبی برای جانشینی پست‌های حساس و کلیدی هستند:

• توانایی کارهای تیمی را دارند و با اخلاق حرفه‌ای و مودبانه در تیم رفتار می‌کنند
• در زمانی که کار با مشکلی مواجه می‌شود، حتی اگر مشکل از سمت آنها نباشد، نسبت به موضوعات و بحران‌ها بی‌تفاوت نیستند
• توانایی برقراری روابط باثبات و متعادل را با همکاران دارند
• با تغییرات کنار می‌آیند و منعطف هستند
• به پیشرفت و ارتقای شغلی فکر می‌کنند
• به یاد گرفتن علاقه دارند و نگرش آن‌ها به موضوعات مثبت است

جانشین باید چه مهارت‌هایی داشته باشد و یا آن‌ها را پرورش بدهد؟

زمان دقیق اینکه بخواهید کاری را به شکل کامل یا مرحله‌ای به جانشینی بسپرید، دقیقا به سمت و شرایط شغلی شما بستگی دارد اما در فرصتی که دارید بهتر است مهارت های جانشین خود را بر اساس ویژگی هایی که گفته شد ارزیابی کنید و به او بگویید کدام یک از آن‌‌ها باید تقویت شود. اگر سازمان شما واحد آموزش دارد این بخش را به واحد آموزش بسپارید، اگر نه از او بخواهید روی این مهارت‌ها کار کند:

• مهارت‌های ارتباطی اولویت اصلی را دارند زیرا ارتباط با مردم و برقراری ارتباط از کلیدی‌ترین بخش‌های مدیریتی هستند.
• مهارت‌های مدیریت پروژه، دانستن چگونگی شروع، برنامه ریزی، اجرا، نظارت و بستن پروژه ها یک مهارت مهم برای هر مدیری به شمار می‌رود.
• مهارت‌های مدیریت زمان، چون جانشین شما با انتقال به نقش جدید خود کارهای زیادی خواهد داشت و مهارت در مدیریت درست زمان به او کمک می‌کند با احساس خستگی کمتری بر مسئولیت های اصلی خود تمرکز کند.
• مهارت های رهبری در زمینه مذاکره، حل تعارض، تیم سازی هم از اصولی‌ترین بخش‌های مدیریت هستند که یک جانشین باید با آن‌ها آشنا باشد.

در نهایت از چالش های بالقوه و ناملایمات شغلی خودتان هم با او صحبت کنید تا او چشم انداز درستی در رابطه با چالش های احتمالی نقش جدید خود داشته باشد.

چگونه جانشین را برای تحویل نهایی وظایف آماده کنیم؟

وقتی گزینه مناسب بر اساس مرحله‌بندی‌های درست پیدا شد، حالا نوبت این است که او را با روش‌هایی درست با وظایف مورد نظر آشنا کنید. ما در این جا شما را با ۸ مرحله آماده‌سازی برای جانشین آشنا می‌کنیم:

۱. شرح شغل مورد نظر را با جزئیات برای او بنویسید. از مهارت های رفتاری تا مهارت‌های نرم افزاری و سخت افزاری که ممکن است جانشین به آن نیاز داشته باشد را دقیق به او بگویید.

۲. جدول زمانی تهیه کنید و به جانشین زمان بدهید تا کار را یاد بگیرد. هیچ‌کس یک باره همه چیز را یاد نگرفته‌ است پس برای آموزش کارآمدتر، کار را به صورت جزئی و مرحله‌ای با او به اشتراک بگذارید. مزیت جانشین‌پروری همین است که لازم نیست ناگهانی تمام اطلاعات را به جانشین تزریق کنید.

۳.نخواهید جانشین شما دقیقا مثل شما باشد و مثل شما رفتار کند به جانشین خود ‌برای بروز استعدادها و توانمندی‌هایش فضا و فرصت بدهید، شاید مسیرشغلی شما درست بوده باشد اما می‌تواند راه‌های تازه‌تر و درست‌تری هم وجود داشته باشد.

۴. با شفافیت آنچه را که در ذهن دارید با جانشین خود مطرح کنید، تا او بتواند با انتظارات و اهداف شما آشنا بشود. او را با میان‌برهایی که با تجربه به آن‌ها دست پیدا کرده‌اید آشنا کنید، مطمئن باشید این کار، مسئولیت و کارهای شما را هم سبک می‌کند.

۵. اجازه بدهید جانشین‌تان سوال‌های خود را به راحتی از شما بپرسد، نگرانی های او را جدی بگیرید و برایش وقت بگذارید تا در زمینه پذیرش مسئولیت‌ها با چالش کمتری مواجه شود.

۶. از او سوالات چالش برانگیز شغلی بپرسید و با ساخت فضایی مشابه با واقعیت میزان آمادگی او را در هر مرحله ارزیابی کنید.

۷. وظایف روزانه خود را به او واگذار کنید و برای ساعاتی او را تنها بگذارید تا ببینید چطور کارها را پیش می‌برد. در صورتی که به خوبی از عهده کارها برآمده بود تشویق و قدردانی را فراموش نکنید و درصورتی که به چالشی برخورده بود، سعی کنید با ملایمت و همکاری مشکل را پیگیری و برطرف کنید.

۸.حتما لیست مخاطبینی را که ممکن است جانشین شما در کار به آنها نیاز داشته باشد را به طور کامل در اختیار او قرار بدهید و مطمئن شوید که افراد در لیست هم جانشین شما را می‌شناسند و در صورت دریافت ایمیل یا تماس پاسخگوی جانشینتان هم هستند.

در نهایت اینکه فکر نکنید همین یک نفر باید جانشین شما باشد و انرژی خود را روی یک فرد خاص به عنوان جانشین متمرکز نکنید. بهتر است چند نفر از افراد مستعد را در نظر داشته باشید و آن‌ها را برای پست های کلیدی آماده کنید.

«جانشین پروری» فقط برای مدیران ارشد و مقامات بالای سازمان‌ها نیست و بهتر است آن را برای هر موقعیت کلیدی در کسب و کارتان لحاظ کنید. برنامه ریزی برای یک جانشین مناسب را به چشم یک سرمایه‌گذاری در کسب و کارتان بدانید و اگر صاحب شرکتی هستید از این راهکار استراتژیک برای محافظت از سرمایه‌های انسانی و مالی خود استفاده کنید. اجازه ندهید کارهای روزمره باعث فراموشی این مسئله مهم در کسب و کارتان شود و ناگهان با یک بحران غافلگیرتان کند. سازمانهایی که به خوبی برنامه جانشینی را برنامه ریزی نمی‌کنند، اغلب برای مدتی تحت تأثیر تغییرات در کار و تغییر کارکنان قرار می‌گیرند.

شما فکر می‌کنید در نظر گرفتن چه نکات دیگری در انتخاب یک جانشین خوب و مناسب موثر است؟ اگر ایده‌هایی در مورد ایجاد یک برنامه ریزی درست برای «جانشین‌پروری» دارید، حتما آن را با ما در کامنت‌ها مطرح کنید.