۴ چالش‌ تیمی در زمان دور کاری + راهکارهای‌ کاربردی برای حل آن¬ها در دور کاری

مطالعات در مورد دور کاری نشان می‌دهد، کارکنانی که از راه دور کار می‌کنند، راحتی و آزادی عمل بیشتری در کارشان دارند و این عوامل باعث می‌شود تا آن‌ها:

• انگیزه بیشتری نسبت به حفظ شغل خود داشته باشند
• روزهای کمتری مرخصی بگیرند
• فقط با انگیزه‌های مالی، شغل خود را تغییر ندهند
• و با صرفه‌جویی در هزینه‌های رفت‌وآمد، امکان پس‌انداز بیشتری داشته باشند

اما با وجود تمام مزیت هایی که کارمندان دورکار دارند،‌ چالش‌هایی هم در زمینه دورکاری وجود دارد که ما در مقاله راهکارهایی برای بالاتر رفتن راندمان کاری در زمان دورکاری، در مورد حل چالش‌های فردی صحبت کردیم.

اما در این مطلب می‌خواهیم، شما را با راهکارها و ابزارهای کاری برای حل چالش‌های تیمی در دور کاری آشنا ‌کنیم.

تیم‌های دورکار با چه چالش‌ هایی مواجه می ‌شوند؟

۱. چگونگی مدیریت پروژه‌ها

یکی از بزرگترین چالش‌های دورکاری مدیریت پروژه‌هاست. چون بدون حضور فیزیکی، برقراری ارتباط و پیگیری پروژه‌ها سخت می‌شود، به خصوص اگر تیم و پروژه بزرگ باشد.

اینجاست که فناوری، با ابزارهای کاربردی، کار تیم‌های دورکار را آسان می‌کند.

ابزارهایی مثل:

اینترنت پرسرعت:

اینترنت پرسرعت با سریع کردن روند ارسال و دریافت فایل، زمان انتظار را کم می کند. همینطور در جلسات آنلاین هم، برای ارتباط با کیفیت و بدون قطعی صدا یا تصویر، به کارتان خواهد آمد.

پلتفرم‌های مناسب دورکاری:

شما می توانید برای:

• برگزاری جلسات آنلاین و ویدئو کنفرانس، از : دانا پلاس،زوم
• مدیریت پروژه، از : ترلو
• مشخص کردن وظایف، شرح وظایف و زمان انجام آن‌ها، از : اسلک

استفاده کنید.

موبایل سازمانی یا MVPN (Mobile virtual private network):

اگر در دوران دورکاری، ارتباطات اینترنتی و تلفنی زیادی با همکارانتان دارید، استفاده از سرویس MVPN گزینه خوبی برای شماست.

استفاده از خدمات فضای ابری:

وقتی اعضای یک تیم در دفترکارشان هستند، بدون محدودیت، به اسناد و مدارک پروژه‌ها دسترسی دارند؛ اما در دورکاری، کار به این سادگی نیست. برای اینکه بتوانید به راحتی به فایل‌ها و اسناد دسترسی داشته باشید، باید خیلی از فایل‌ها را در لپتاپ شخصی خود ذخیره کنید.

در این صورت:

• ممکن است حافظه شما جای کافی برای ذخیره اطلاعات نداشته باشد.
• حجم بالای حافظه، باعث کندشدن سرعت و عملکرد سیستم شما شود.
• امکان پاک شدن بخشی از اطلاعات و همینطور مشکلات امنیتی، در انتقال اطلاعات از یک سیستم به سیستم دیگر هم وجود دارد.
• اگر بقیه اعضای تیم، به فایل‌های مشترک احتیاج داشته باشند، باید دائم در حال آپلود و دانلود آن باشند.

استفاده از فضای ذخیره ابری چالش شما را در این زمینه برطرف می‌کند. این کار، علاوه بر راحت‌تر کردن دسترسی اعضای تیم به فایل‌ها، امنیت داده‌ها و اطلاعات را هم حفظ می‌کند.

زمانی که افراد از محیط کار دور هستند، ممکن است به خاطر تلفیق محیط کار و زندگی شخصی و وجود چالش هایی مثل سر و صدا و …، نتوانند به درستی برای وقت خود برنامه ریزی کنند و کارها با کیفیت کافی انجام نشود.

برای حل این چالش و بالا بردن راندمان کاری، استفاده از KPI های مناسببرای اندازه گیری بهره وری از راه دور، می‌تواند کمک کننده باشند.

استفاده از KPI برای اندازه گیری بهره‌وری از راه دور:

KPI چیست؟

Key Performance Indicator (شاخص های کلیدی عملکرد) به عنوان مرجعی برای ارزیابی فرآیندها و بررسی میزان پیشرفت‌ها است. یعنی،KPI ها معیارهای کلیدی هستند که شرکت‌ها از آن برای:

• اندازه گیری عملکرد یک نیروی کار
• اندازه گیری عملکرد یک بخش کاری
• اندازه گیری خوب بودن عملکرد کلی شرکت یا سازمان

 استفاده می‌کنند.

استفاده از KPI می‌تواند به عنوان یکی از روش های اندازه‌گیری بهره‌وری استفاده شود. چون مجموعه‌ای از KPIهای درست، به همه کارمندان اجازه می‌دهد تا بدون اینکه احساس کنند دائما زیر ذره‌بینِ کنترل و نظارت قرار دارند، با حفظ روحیه تیمی، کار خود را به نتیجه برسانند.

خصوصیات KPI خوب:

مربوط و خاص: KPIها باید مطابق با اهداف اصلی کسب و کار تعریف شوند.

قابل اندازه گیری: KPIها باید واقع بینانه و قابل اندازه گیری باشند، تا بتوانید نتایج را عملی، تفسیر و تحلیل کنید.

قابل دستیابی: KPIهایی که در نظر گرفته‌اید، باید با در نظر گرفتن شرایط و امکانات فعلی، برای شما و سازمانتان قابل دستیابی باشد.

به موقع: هر KPI باید به یک دوره زمانی محدود شود و منظم بررسی شود.

مثال برای KPI:

• مثلا شما در اینستاگرام یک صفحه فروش صنایع دستی دارید. هدف شما این است که تا ۳ ماه دیگر بتوانید ۳۰۰۰ دنبال کننده داشته باشید.

 می‌توانید این هدف را به صورت هفتگی(۲۵۰ نفر) یا ماهانه (۱۰۰۰نفر) تنظیم کنید تا در ۳ ماه بعد به تعداد مورد نظرتان برسید.

اما باید این نکته را در نظر داشته باشید که گاهی اوقات شرایطی وجود دارد که ممکن است باعث کم یا زیاد شدن این تعداد شود.

مثلاً در اسفند ماه که بیشتر کسب و کارها برای فروش مخاطب بیشتری دارند، ممکن است بتوانید ۱۳۰۰ فالوور جذب کنید و در فروردین ماه که خیلی از افراد خریدهایشان را انجام داده‌اند ۷۰۰ فالوور جذب کنید. با در نظر گرفتن این شاخص‌ها، می‌توانید در مسیر رسیدن به اهداف موفق‌تر عمل کنید.

۳. حفظ اعتماد در تیم

در دورکاری شاید با خودتان فکر کنید که وظایف بیشتری نسبت به همکارانتان به شما داده شده است یا اگر مدیر شرکتی باشید، تصور کنید ‌کارمندانتان در حال وقت تلف کردن هستند.

اینجاست که برای رسیدن به اهداف سازمان، باید با راهکارهایی احساس اعتماد میان تیم تقویت شود.

برای این کار باید:

• یکدیگر را بشناسید: هر ماه یکبار و اگر ممکن نیست حداقل دوبار در سال با تیم قرارهای حضوری برای استراحت و تفریح بگذارید، تا رابطه عاطفی و اجتماعی بیشتری میان شما و همکارانتان برقرار شود و همدیگر را بهتر بشناسید.

• پاسخگو و قابل اعتماد باشید: وقتی اعضای تیم پاسخگو باشند و وظایف به موقع انجام شود، حس اعتماد در تیم شکل می‌گیرد. وقتی بدانید همکارانتان به سادگی در دسترس هستند و می‌توانید سوال‌هایتان و مسائل را با آنها درمیان بگذارید احساس بهتری در تیم به وجود می آید.

• شفاف باشید: تا جایی که لازم است و به حریم شخصی شما لطمه‌ای وارد نمی‌شود، با همکارانی که با آنها کار می کنید و با مدیران خود، از مسائل و مشکلاتی که در دوران دورکاری با آن مواجه هستید صحبت کنید تا درک متقابلی میان شما شکل بگیرد.

• از تماس‌های ویدئویی استفاده کنید: تماس‌های ویدئویی «رو‌ در ‌رو» احساس صمیمیت بیشتری را میان شما و همکارانتان ایجاد کند.

• اهداف مشترک ایجاد کنید: برای افراد تیم، هدف‌های شرکت را درست تعریف کنید و اجازه بدهید همه اعضای تیم خودشان را در رسیدن به آن‌ها سهیم بدانند. وقتی اعضای تیم اهداف مشترک داشته باشند با علاقه‌مندی بیشتری کار می‌کنند و اگر مشکلی پیش بیاید تلاش می‌کنند تا زودتر آن را حل کنند.

• بدبینی را کنار بگذارید: به هم تیمی هایتان فرصت و آزادی کافی برای اثبات توانایی‌هایشان را بدهید. هیچ کس دوست ندارد دائم در حال کنترل و سوال و جواب باشد. اعتماد کردن به اعضای تیم باعث می‌شود، بازخورد مثبت بیشتری دریافت کنید و تیم با بهره وری بالاتری کار کند.

۴. پیگیری وظایف و مدیریت تیم

اگر شما سرپرست یا مدیر بخشی هستید و باید به دائم در جریان کارهای اعضای تیم باشید، ممکن است در دورکاری نتوانید نظارت مستقیم روی کارهای آن‌ها داشته باشید. برای حل این چالش‌ها می‌توانید، از ابزارهای مانیتورینگ و کنترل زمان استفاده کنید.

با این ابزارها می‌توانید:

• وظیفه هایی که هر نفر از اعضای تیم در حال انجام آن هستند را پیگیری کنید
• زمان صرف شده برای هر کار را ببینید
• با گزارش‌های موجود در سیستم، متوجه کارایی هر کارمند شوید

نکته: Asana  ابزار مناسبی برای نظارت بر فعالیت‌های تیم‌های مجازی و فریلنسرهاست.

در دورکاری:

• ارتباط خوب همکاران با یکدیگر
• پشتیبانی شرکت از کارمندان
• اهداف مشترکی که به خوبی برای همه افراد تیم تعریف شده باشد
• آشنایی با ابزارهای مناسب دورکاری

این امکان را فراهم می‌کند تا دوران دورکاری بهتری را تجربه کنید و بیشتر از اینکه درگیر چالش‌های دوران دورکاری باشید از مزایا و انعطاف آن استفاده کنید.

مدیران و کارکنان تیم‌های از راه دور هم، باید دائم در تعامل و ارتباط با یکدیگر، راه‌های جدیدی را برای بالاتر رفتن بازدهی کاریشان در دوران دورکاری پیدا کنند.

شما در دوران دورکاری با چه چالش‌هایی مواجه شده‌اید و این چالش‌ها را چطور حل کردید؟ نظرات خود را در بخش کامنت‌ مطرح کنید.