۵ راهکار کاربردی برای افزایش راندمان کاری در دورکاری

خیلی از شرکت‌ها در  کشورهای مختلف، تجربه دورکاری یا کار از خانه را  در سال‌های گذشته هم داشتند؛ اما در ایران، دور کاری به جز برای فریلنسرها (کسانی که به صورت آزاد کار می‌کنند) برای کارمندان شرکت‌ها تجربه جدیدِ دوران قرنطینه بود.

به هر حال دورکاری به علت تفاوت‌های کار از خانه با  محل کار و دورشدن از فضای همکاری و دوستانه‌ی فضای کار، ممکن است بازدهی را کمتر کند اما خوشبختانه، بالا بردن راندمان کاری راه حل دارد.

 این مقاله با ۵ پیشنهاد کاربردی می‌تواند به بالاتر رفتن بازدهی در دوران دور کاری به شما کمک کند.

راندمان کاری چیست؟

بهره‌وری یا راندمان کاری به معنی میزان کیفیت کار و شرایط کاری است که این راندمان امکان دارد در شرایطی افزایش یا کاهش داشته باشد. در واقع هر چقدر انرژی کمتری صرف کنید و با تمرکز بیشتر، بتوانید نتیجه مناسب تری را از کار بگیرید، یعنی راندمان یا بازدهی کاری شما بالا رفته است.

چطور در دورکاری، راندمان کاری بالایی داشته باشیم؟

۱- کارها را اولویت بندی کنید

به احتمال زیاد، کار در خانه، به خاطر یکسان شدن فضای کاری با فضای شخصی، باعث سخت شدن تمرکز و  بهم ریختگی ذهنی می‌شود، اما اولویت بندی درست به شما کمک می‌کند تا این چالش را پشت‌سر بگذارید و بتوانید دوباره با تمرکز و دقت کارهایتان را انجام دهید.

چطورکارها را اولویت بندی کنیم؟

• اول لیستی از وظایف خود را تهیه کنید.
• آنها را شماره گذاری کنید تا دقیق بدانید در طول روز باید به چند کار رسیدگی کنید.
• اگر نسبت به وظایف خود یا شکل انجام آن‌ها در حالت دورکاری آشنا نیستید، از مدیر یا مسئولی که کار را به شما سپرده است بخواهید تا آن را به صورت شفاف به شما توضیح بدهد. تعارف و خجالت را کنار بگذارید، چون لازم است به طور دقیق نسبت به کارها و نتیجه‌ای که مدیریت از شما توقع دارد به توافق برسید.
• در مرحله بعد، وظایف خود را اولویت بندی کنید. مشخص کنید که هر کار برای شما و مدیرتان چقدر اهمیت دارد و به چه میزان زمان احتیاج دارد.

برای اولویت بندی کارها می‌توانید از جدول زیر استفاده کنید.

• در نهایت، به سراغ تقویم بروید. در یک تقویم، روزهای کاری خود را مشخص کنید. عناوینی که در لیستِ کاری خود مشخص کرده‌اید را بر اساس اولویت‌، بین روزهای کاری تقسیم کنید. دقت داشته باشید که لازم است به این تقویم و برنامه کاری پایبند باشید تا کارهای شما و شرکت‌تان به موقع و منظم انجام شود.

نکته: برای برنامه ریزی می­توانید از اپلیکیشن کاربردی Tick Tick استفاده کنید.

۲- محیطی مانند محل کار فراهم کنید

بیشتر ما در دورکاری، با لباس‌های راحتی کار می­کنیم، اما بهتر است بدانید، محققان معتقدند: پوشیدن لباس راحتی یا درازکشیدن در هنگام دورکاری، باعث کسالت و پایین آمدن بازدهی کاری می‌شود.

پس اگر در طول روز احساس کسلی می­کنید، برای حل کردن این مشکل بهتر است در ساعات اداری، درست مثل سرکار رفتن رفتار کنید.

نکات زیر میتواند به شما در انجام این کار و تمرکز کردنتان روی وظایفی که باید انجام دهید کمک کند:

• محیط مشخصی (به غیر از محل خواب) را برای ساعت‌های کاریتان در نظر بگیرید. اگر اتاق اختصاصی ندارید، گوشه دنجی از فضای خانه را که رفت و آمد کمتری در آن می‌شود انتخاب کنید و با تمرکز کارهایتان را انجام دهید.
• میز و صندلی ای تهیه کنید که با آن راحت هستید و شما را دچار دردهای گردن یا کمر نمی‌کند.
• هر وسیله‌ای که حواستان را پرت میکند از این محیط دور کنید.
• فضای کارتان را دائم تغییر ندهید. فقط در محیطی که برای کار در نظر گرفته‌اید، کارهایتان را انجام دهید و در ساعت‌های کاری تا حد امکان لباس رسمی بپوشید.

۳- از ابزارهای مناسب دورکاری استفاده کنید

برای راحت‌تر گذراندن دوران دورکاری، شما به ابزارهایی احتیاج دارید که  آنها را در محیط کار خود داشته‌اید. چون به همان میزانی که شرایط و ابزار کارتان در خانه را به محیط کار شبیه‌تر کنید، دورکاری برای شما آسان‌تر می‌شود. ابزارهایی مثل:

• اینترنت پرسرعت: اینترنت یکی از ابزارهایی است که حتما در شرایط دورکاری به آن نیاز دارید، چون باید دائما با دیگر همکاران و مدیران در ارتباط باشید و یا پروژه‌های انجام شده را برای آن‌ها ارسال کنید.

• استفاده از سیمکارت سازمانی: سیم کارت و اینترنت سازمانی برای سازمان های بزرگ و متوسط مزایای زیادی دارد. اگر برای مدت طولانی دورکار هستید، می­توانید درخواست کنید تا برای بالا رفتن بازدهی کاری، برای شما سیم‌کارت و اینترنت سازمانی تهیه شود.

• استفاده از خدمات فضای ابری: حافظه بیشتر لپ تاپ‌ها یا رایانه‌های شخصی به قدر کافی جا ندارند و بالا رفتن حجم اطلاعات روی حافظه باعث پایین آمدن سرعت آن­ها می‌شود. در کنار این موضوع، امکان از دست رفتن اطلاعات هنگام منتقل کردن آن­ها از یک سیستم به سیستم دیگر هم وجود دارد.

پس داشتن فضای کافی برای ذخیره اطلاعات، یکی از مهم‌ترین عواملی است که می‌تواند به شما در دوران دورکاری کمک کند. شما می­توانید از  سرویس های فضای ابری برای حل این مشکلات استفاده کنید.

۴- جلسات روزانه یا هفتگی برگزار کنید

در حالت معمولی شما می‌توانید به محض برخورد با مسأله‌ای به دفتر مدیر خود یا همکاران دیگر بروید و از آنها کمک بگیرید؛ اما راحت نبودن برقراری ارتباط حضوری در دوران دورکاری، ممکن است کارها را برای شما کمی پیچیده ‌کند.
تشکیل جلسات مجازی به صورت هفتگی یا روزانه با همکارانتان، باعث می‌شود که بیشتر در جریان امور قرار بگیرید و بتوانید مشکلات و سوالاتی که برایتان پیش آمده است را ساده‌تر مطرح کنید.

برای تشکیل این جلسات می‌توانید از پلتفرم های جلسه آنلاین کمک بگیرید.

۵- زمانی را به استراحت اختصاص دهید

وقتی در محل کار هستید، زمان‌های کوتاه و مشخصی را به استراحت و صحبت با همکاران می‌گذرانید. اما این امکان هنگام دورکاری وجود ندارد و ممکن است شما ساعت‌ها بدون استراحت، وظایف خود را به سرعت تمام کنید تا زودتر به سراغ زندگی شخصی خود بروید.

این کار در  روزهای اول مشکل ساز نیست اما کم کم، شما را دچار دلزدگی از کار می‌کند.

برای جلوگیری از این اتفاق می‌توانید از تکنیک گوجه فرنگی یا پُمودورو استفاده کنید:

این تکنیک زمان انجام کار را به بازه های ۲۵ دقیقه ای تقسیم می‌کند. برای اجرای این تکنیک:

• یکی از کارهای خود را انتخاب کنید
• یک تایمر داشته باشید
• ۲۵ دقیقه با تمرکز آن کار را انجام دهید
• ۵ دقیقه استراحت کنید

این روندِ یک چرخه  پومودورو است.

نکته مهم: بعد از هر چهار چرخه (یعنی ۴ تا ۳۰ دقیقه)، بین ۱۵ تا ۳۰ دقیقه استراحت کنید.

در زمان استراحت می‌توانید کارهای زیر را انجام دهید:

• از جای خود بلند شوید و قدم کوتاهی در خانه بزنید.
• از پنجره به بیرون نگاه کنید تا چشم‌تان استراحت کند.
• از میز کار و لپ تاپ خود دور شوید.
• پیام های روزانه خود را چک کنید
• بین کارهایتان به موسیقی‌های آرام بخش گوش کنید.

نکته: برای مدیریت زمان های استراحت می­توانید از اکستنشن کروم به نام Break Timer استفاده کنید.

امیدواریم که این 5 نکته به شما کمک کند تا دوران دورکاری و قرنطینه را راحت‌‌تر بگذرانید و راندمان کاری خود را بالا نگه دارید.

احتمالا دورکاری با مزایایی مثل کم کردن ترافیک، کاهش آلودگی هوا، حفاظت از محیط زیست و کاهش هزینه‌های سازمانی و انعطاف و راحتی بیشتر برای کارمندان، محدود به دوران قرنطینه نخواهد بود و پس از آن هم در بعضی شرکت ها ادامه پیدا می‌کند. پس سعی کنید از زمان بیشتری که در این دوران در اختیار دارید برای آموزش و پیشرفت کاری خود استفاده کنید.

اگر شما از راهکار‌های دیگری برای افزایش راندمان کاری خود استفاده می‌کنید، آن را در کامنت‌ها با ما به اشتراک بگذارید.