۱۲ تا از بهترین راهکارهای مدیریت زمان، برای کسانی که «فکر می کنند» وقت کافی ندارند!
ما در طول روز 24ساعت زمان داریم و این وقت برای همه ما یکسان است! اما بعضی‌ها همیشه وقت کم می‌آورند و در عوض افرادی را هم می‌بینیم که به خوبی به برنامه‌های خود می‌رسند! در اصل تفاوت اینجاست که بعضی از افراد بهتر می‌دانند چطور زمان را (دقیقتر بگوییم، چطور خودشان و کارهایشان را) مدیریت کنند و با راهکارهایی برای وقت خود به بهترین شکل برنامه ریزی کنند.
در این مطلب شما را با 12 تا از کاربردی‌ترین راهکارهای مدیریت زمان آشنا می‌کنیم که به وسیله آن‌ها بتوانید از زمان خود به بهترین شکل ممکن استفاده کنید.
بهترین راهکارها برای مدیریت زمان
راهکار 1 : زمان را بررسی کنید
بهتر است به عنوان اولین قدم برای مدیریت زمان، مشخص کنید که زمان شما در طول روز دقیقا به چه اندازه ای، صرف چه کارهایی می‌شود. برای بررسی دقیق این مسئله، یک تا سه روز را در نظر بگیرید و تمام فعالیت‌هایی را که در آن روزها انجام می‌دهید، با زمان دقیق ثبت کنید. برای بررسی دقیقتر زمان خود، میتوانید از اپلیکیشن‌هایی مثل RescueTime استفاده کنید تا در پایان روز، گزارشی دقیق از کارها و زمان‌های صرف شده برای آن‌ها، داشته باشید.
دانلود اپلیکیشن RescueTime برای اندروید
دانلود اپلیکیشن RescueTime برای آیفون
راهکار 2: از لیست انجام کار (To do list) استفاده کنید
یکی از راه‌های مدیریت بهتر زمان این است که بدانید هرروز باید چه کارهایی را انجام دهید و در پایان هر روز یک «لیست انجام کار» برای روز بعد داشته باشید. این راهکار علاوه بر مدیریت زمان، باعث می‌شود تا کاری را از قلم نیندازید. برای درست کردن لیست انجام کار، لازم نیست حتما دفتر و کاغذ تهیه کنید و میتوانید ازاپلیکیشن‌های مدیریت کارها و افزایش بهره‌وری استفاده کنید.
یکی از مزیت‌های لیست انجام کار (To Do List) این است که میتوانید با نگاه کردن به آن، کارهای انجام شده را ببینید و برای انجام کارهای بعدی انگیزه بیشتری داشته باشید.
راهکار 3: محدودیت زمانی ایجاد کنید
حالا که زمان مورد نیاز برای هرکار را بر اساس راهکار اول به دست آوردید، وقت آن است تا برای هرکاری در لیستتان زمانی را مشخص کرده و سعی کنید در زمان مشخص شده، کار را تمام کنید.
مثلا مشخص کنید که 2 ساعت از زمان خود را به ارسال ایمیل‌های کاری اختصاص می‌دهید و سعی کنید دقیقا در همان 2 ساعت مشخص شده، ارسال ایمیل‌ها را انجام بدهید و تمام کنید.
نکته: در لیست انجام کارهای خود همیشه یک زمان پرِت هم در نظر بگیرید تا اگر کاری در زمان تعیین شده خود انجام نشد، بتوانید به آن برگردید و تمامش کنید.
راهکار 4: اولویت بندی کنید
یکی از کارهایی که باعث هدر رفتن زمان می‌شود، نداشتن برنامه‌ریزی و اولویت بندی است. اگر کارهای خود رادرست اولویت بندی نکنید، وقت‌تان صرف انجام کارهای پیش پا افتاده و غیرضروری می‌شود و احتمالا کارهای مهم خود را رها یا فراموش می‌کنید.
برای استفاده بیشتر و بهتر از زمان، در پایان هر روز، 15 دقیقه را صرف اولویت بندی لیست کارهای روز بعد کنید.
نکته: همه‌ی ما در زمان‌هایی در طول روز، انرژی و تمرکز بیشتری برای انجام کارها داریم؛ پس در برنامه‌ریزی خود، کارهای مهم‌تر را علامت بزنید تا در زمانی که تمرکز بیشتری دارید، آن‌ها را انجام دهید.
راهکار 5: کارهای مهم را صبح انجام دهید
مارک تواین می‌گوید «اگر باید یک قورباغه بخورید، قورباغه خود را اول صبح بخورید و اگر لازم است دو قورباغه بخورید، ابتدا قورباغه بزرگ‌تر را بخورید»
این جمله از «مارک تواین» مثالی برای استفاده درست از زمان است. برای مدیریت زمان خود، یادتان باشد که کارها و چالش‌های مهم و بزرگ را صبح‌ها انجام دهید چون معمولا بیشترین اندازه انرژی را صبح‌ها تجربه می‌کنید. مخصوصا اگر دورکار هستید، برای بالارفتن راندمان کاری، بهتر است قبل از این که انرژی‌تان تمام شود یا خسته شوید، کارهای مهم و پرچالش خود را انجام داده باشید.
راهکار 6: کارهای خود را به دیگران بسپارید
برای بسیاری از افراد مشکل است که کاری را که قبلا انجام می‌داده‌اند به شخص دیگری بسپارند. اما در بسیاری از موارد، سپردن بعضی کارها به افراد دیگر می‌تواند زمان بیشتری برای انجام کارهای مهم‌تر به شما بدهد.
مثلا اگر شاغل هستید و مسئولیت انجام کارهای خانه هم بر عهده شماست، بهتر است برای انجام کارهای خانه از اعضای خانواده خود یا بعضی وقت‌ها از نیروهای خدماتی کمک بگیرید. به این ترتیب زمان بیشتری خواهید داشت و راحت‌تر میتوانید کارهای خود را مدیریت کنید.
راهکار 7: روی انجام یک کار تمرکز کنید
یکی از مسائلی که باعث می‌شود نتوانید درست از زمان خود استفاده کنید، انجام همزمان کارها است. گاهی اوقات کاری بیشتر از آنچه برایش زمان در نظر گرفته‌اید، وقت می‌گیرد چون وسط انجام آن، سراغ کار دیگری رفتید و نیمه‌کاره رهایش کردید.
مثلا شما برای نوشتن یک مقاله، 3 ساعت زمان در نظر گرفته‌اید اما در میانه‌ی نوشتن به سراغ چک کردن شبکه‌های اجتماعی خود می‌روید و در نهایت می‌بینید که نوشتن مقاله بیشتر از 3 ساعت از شما زمان گرفته است.
پس اگر در حال انجام کاری هستید، روی آن تمرکز کنید و عواملی که حواس شما را پرت می‌کند را از خود دور کنید.
نکته: برای تمرکز بهتر میتوانید از اپلیکیشن Forest استفاده کنید
راهکار 8: زمان کمتری را برای کارهای غیرضروری بگذارید
اگر فکر می‌کنید که کارهای خود نمی‌رسید و زمان کافی برای انجام برنامه‌های خود ندارید، شاید لازم است تا در برنامه‌های خود تغییراتی ایجاد کنید.
مثلا اگر شما تا ساعت 8 صبح می‌خوابید، شاید بهتر باشد که یک ساعت زودتر از خواب بیدار شوید و روز خود را از ساعت 7 صبح شروع کنید. یا اگر با استفاده از راهکار اول، فهمیدید که در برنامه روزانه خود بیشتر از 3 ساعت تلویزیون تماشا می‌کنید و شبکه‌های اجتماعی را چک می‌کنید، بهتر است که این زمان را به 2 یا 1 ساعت برسانید.
با تغییر در برنامه خود، می‌بینید که زمان بیشتری برای انجام کارهایتان دارید.
راهکار 9: کمالگرایی را کنار بگذارید
یادتان باشد که همیشه یک ورژن بهتر از هرچیزی وجود دارد! اگر کمالگرا باشید، هیچ چیز، هیچ وقت به اندازه‌ی کافی خوب نخواهد بود. کمالگرایی باعث می‌شود تا شما مدام به کارهای انجام شده برگردید تا آن‌ها را یک بار دیگر و بهتر از قبل انجام دهید. در چنین شرایطی فکر می‌کنید در پایان روز چند کار انجام شده دارید؟!
برای اینکه بتوانید کمالگرایی را کنار بگذارید باید کم کم شروع کنید:
- اول از همه بپذیرید که کمال گرا هستید و بیشتر اوقات این ویژگی کمکی به پیشرفت شما نمیکند.
- وقتی نمیخواهید کاری را شروع کنید، دلیل آن را پیدا کنید و خودتان را وادار کنید که فقط برای 5 دقیقه برای آن وقت بگذارید.
- عادت‌ها و استاندارهایتان را تغییر بدهید، مثلا اگر یک مقاله را چهار بار می‌خواندید، آن را تنها دوبار با تمرکز بخوانید. اگر دچار وسواس فکری شدید و خواستید دوباره آن را مطالعه کنید، خودتان را با موضوع دیگری سرگرم کنید. مطمئن باشید که عادت‌ها کم کم و به خواسته شما تغییر می‌کنند.
- با افرادی معاشرت کنید که احساس خوبی در شما ایجاد می‌کنند و در کنار آن‌ها احساس کافی بودن دارید.
- خودتان را دست کم نگیرید و فقط خودتان را با خود قبلیتان مقایسه کنید. چرا؟ چون دو چیز یا دو فرد، فقط وقتی شرایط مشابهی داشته باشند، قابل مقایسه هستند و مشابه ترین فرد با شما و شرایطتان، خود قبلیتان است.
نکته: اگر راهکارهای کلی به شما کمکی نکرد، با یک مشاور مشورت کنید تا با حذف این مانع، بتوانید بهترین عملکردتان را داشته باشید.
راهکار 10: از زمان‌های «انتظار» بهتر استفاده کنید
همه‌ی ما در طول روز، احتمالا زمانی را به منتظر بودن برای چیزی مشغولیم. این انتظار می‌تواند انتظار در مطب دکتر، ایستگاه مترو، صف خرید یا… باشد.
یکی از راه‌هایی که می‌توانیم از زمان خود، بیشترین استفاده را داشته باشیم، برنامه‌ریزی برای زمان‌های انتظار است.
میتوانید زمان‌هایی که منتظر چیزی یا کسی هستید، کتاب بخوانید، پادکست گوش کنید یا مثلا با اپلیکیشن‌های آموزش زبان از وقت خود به بهترین شکل برای پیشرفت و یادگیری استفاده کنید. این روش باعث می‌شود تا از تمام زمان خود مفید و درست استفاده کنید.
راهکار 11: کارهای مشابه را دسته بندی کنید
کارهایی که شبیه به هم هستند را دسته بندی کنید و آن‌ها در یک زمان مشخص انجام دهید. انجام کارهای شبیه به هم، نگاه و فکر یکسانی می‌خواهد در نتیجه انرژی ذهنی شما را حفظ می‌کند.
مثلا اگر قرار است در طول روز چند تلفن کاری داشته باشید و به چند ایمیل کاری پاسخ دهید، این دو کار را کنار هم قرار دهید تا لازم نباشد مدام خط فکری خود را عوض کنید و دچار خستگی شوید.
راهکار 12: بگویید «نه»
درست است که کمک به دیگران، کار درستی است اما مهم‌تر از آن است که ببینید آیا قبول درخواست دیگران، برنامه‌ریزی شما را با مشکلی مواجه می‌کند یا نه؟
اگر شما یک برنامه کامل برای روز خود دارید و در برنامه‌ریزی‌تان جایی برای کارهای اضافه نیست، به درخواست‌های دیگران «نه» بگویید.
«نه» گفتن در برابر خواسته‌های دیگران ممکن است باعث ناراحتی آن‌ها شود اما فراموش نکنید که شما برنامه ریزی خود را برای زمان‌تان دارید و کارهایی دارید که باید انجام شوند.
برای به موفقیت رسیدن و پیشرفت، مدیریت زمان را جدی بگیرید، چون در این صورت حتما در کنار کار و برنامه‌های کلاسی جایی برای تفریح و پیشرفت فردی هم خواهید داشت. مطمئن باشید با انجام راهکارهایی که از آن صحبت کردیم بهتر میتوانید از 8-24 ساعت روزانه خود استفاده کنید و زمان هدر رفته‌ی کمتری خواهید داشت.
آیا شما راهکار دیگری برای مدیریت بهتر زمان می‌شناسید؟ از راهکارهایی که گفتیم استفاده کرده‌اید؟ در بخش کامنت‌های همین پست نظرات خود را با ما در میان بگذارید.
